チャットアプリを活用することで簡単にスマホで安否確認が出来る

男の人

情報共有の重要性について

東日本大震災では、安否確認のためにスマホのメールや電話が沢山用いられました。しかし、沢山の人たちが一気に連絡を取ろうとしたため、通信障害が起こり、安否確認が出来ないまま、不安に感じた人も沢山居たのではないでしょうか。今、スマホでは無料でやり取りが出来る、チャットアプリが人気ですが、単なるコミュニケーションツールではなく、安否確認などの情報共有に欠かせないツールでもあるという事を知っておきましょう。

業務の効率化に貢献するツールの特徴とは?

スマホやパソコンを使ったチャットアプリは、プライベートだけではなく、ワークフローの改善にも欠かせない重要なツールです。外出先からでも、簡単に相手とやり取りをする事が出来ますし、そのメッセージを確認したかどうかというのも、既読機能で解ります。電話やメールですと、作成するのも大変ですし、相手が出てくれなくては用件を伝えられません。また、従来であれば直接対面で依頼していた業務をチャットアプリ上でタスク化することで、業務忘れを防いでくれます。他人からの依頼をタスク化するだけでなく、自分自身がやるべき業務もタスク化できるので、スケジュール管理にも最適です。つまり、業務依頼から完了までの流れをスムーズにする役割も果たしてくれるのです。このようにチャットアプリは、安否確認以外にも、仕事でも活用できるツールなのです。

チャットアプリの魅力・ベスト5

no.1

情報の共有がしやすい

メールで情報共有をすると、あて先の選択からCC、BCCなど送信前にやらなくてはいけないことが沢山あります。チャットアプリであれば、外出先でもスマホで簡単にチェック出来ますし、内容を確認したかどうかは既読で解りますので、非常に便利です。

no.2

迷惑メールが来なくなる

メールですと、使っているとどうしても迷惑メールが入ってくる事があります。メールの中身を1つずつ精査するのも大変です。チャットアプリであれば、誰からのメッセージなのか解りやすく、基本的には迷惑メールも無いため、ウイルス対策にも繋がるでしょう。

no.3

ビデオ通話機能を活用すれば会議も可能

チャットアプリにはビデオ通話機能があります。この機能を活かせば、社内にメンバーが全員揃っていなくても、手軽に会議を行う事も可能です。わざわざみんなの空いている日程を調整する必要も無く、利便性は高いと言えます。

no.4

既読機能を活かして安否確認も出来る

同僚が体調不良で何日も休んでいる場合など、メールですと返信が来ない限り安否確認が取れません。チャットアプリであればスマホでも確認する事が出来ますので、たとえ返信する余裕が無かったとしても、既読が付く事で安否確認が出来ます。

no.5

誰もが簡単に操作しやすい

チャットアプリはスマホが苦手な人でも、簡単に操作が出来るというのがメリットです。文章を一生懸命考えなくても、自分の気持ちに近いスタンプを押すだけで、相手に簡単に自分の感情を伝える事が出来ます。

安否確認システムで災害対策を推し進めよう

災害が起こった時に、家族や友人は無事なのかどうかという情報はいち早く欲しいものです。そこで重要となるのが、安否確認システムを使った災害対策になります。

ビジネスチャットに関するQ&A

セキュリティは問題ないのか?

ビジネスチャットは、ユーザーのログ監視やIPアドレス・端末の制限をかけることが出来るため、パソコンでもスマホでも安心して利用する事が出来ます。

導入費用は高くないのか?

ビジネスチャットを取り扱っている会社によって費用は異なりますが、殆どの場合が安価で導入可能です。しかし、オプション機能を付けるかによっては費用も変わってきますので、導入前に必ずチェックするようにしましょう。

スマホで簡単に確認できるのか?

ビジネスチャットは、基本的にスマホアプリも導入している所が殆どになりますので、会社用のスマホにアプリをダウンロードすれば、簡単に外出先でも利用する事が出来ます。

情報漏えいが気になるのですが

ビジネスチャットは、何時、何処で誰が何をしたのかという、ログ監視をきちんと行う事が出来るため、情報漏えいやなりすましなどを防ぐ事が可能です。

チャット以外のメリットはあるのか

ビジネスチャットは、グループ内での情報交換や意見交換にも欠かせないツールとして、今企業で人気があります。気軽に使えるという点で、社員の気持ちを比較的簡単に引き出す事が出来るでしょう。

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